Guide : comment configurer votre agenda en ligne pour un agent IA de plomberie ?

Étape 1 : choisir et structurer son calendrier professionnel

Répondre se connecte actuellement à Google Agenda. La connexion est facultative et distincte de la création du compte. Calendly et Microsoft Outlook ne disposent pas d’intégration native dans Répondre à ce jour : ce guide ne demande pas de les connecter ni de fournir leurs clés d’accès.

Préparez votre agenda principal en y inscrivant les interventions déjà prévues, les absences et le temps dont vous avez besoin entre deux chantiers. Pour bloquer une plage, vérifiez qu’elle est bien marquée « occupé » dans Google Agenda.

• Dépannages : prévoyez une durée réaliste selon la prestation.
• Installations et chantiers : bloquez les demi-journées ou journées nécessaires.
• Devis : réservez du temps pour le déplacement et l’échange sur place.

Étape 2 : connecter Google Agenda dans Répondre

1. Ouvrez Réglages → Entreprise & accueil → Google Agenda.
2. Cliquez sur Connecter Google Agenda et sélectionnez le compte Google qui contient votre agenda professionnel.
3. Lisez les autorisations affichées, puis accordez l’accès si elles vous conviennent.
4. De retour dans Répondre, vérifiez que l’agenda est connecté avant d’autoriser les réservations.

La simple connexion à votre compte Répondre avec Google ne donne pas accès à l’agenda. Cette autorisation est séparée. Si la connexion échoue, conservez le mode de recueil des disponibilités pendant la résolution du problème.

Étape 3 : définir les règles de prise de rendez-vous pour Jules

Dans Prise de rendez-vous par Jules, choisissez un mode et enregistrez votre choix. Une disponibilité exprimée par un client, une pré-réservation et un rendez-vous confirmé sont trois états différents.

Recueillir les disponibilités uniquement

Jules demande quand le client est disponible pour l’intervention. L’équipe reprend ensuite la demande et confirme un créneau. Ce mode fonctionne sans agenda connecté.

Pré-réserver — je confirme ensuite

Avec Google Agenda connecté et votre autorisation, Jules peut poser une pré-réservation. Il doit annoncer au client que le passage attend votre confirmation. Ce mode vous laisse vérifier le trajet, la durée et le matériel nécessaire.

Autoriser Jules à confirmer les RDV

Choisissez ce mode uniquement si vous autorisez Jules à réserver dans votre agenda. Il vérifie les disponibilités et ne doit annoncer une confirmation qu’après la réussite de la réservation. Si l’opération échoue, il recueille la demande pour votre équipe.

Ces choix font partie de notre secrétariat téléphonique plombier. Vous pouvez continuer à accueillir les appels sans confier la réservation à Jules.

Étape 4 : vérifier les disponibilités et les informations de la fiche

L’adresse et le nom du client doivent être suffisamment précis pour préparer le rendez-vous. Vérifiez aussi la zone d’intervention : un créneau libre ne signifie pas que l’adresse est desservie.

Depuis une fiche client, vous pouvez choisir la date, l’heure et la durée d’intervention, par exemple 15, 30 ou 45 minutes, puis une heure ou davantage selon les choix proposés. Contrôlez toujours le fuseau indiqué dans l’interface.

Répondre consulte l’état libre ou occupé des créneaux, sans transmettre à l’appelant les intitulés de vos autres événements. Consultez notre politique de confidentialité et d’accès à Google Agenda.

Étape 5 : tester les trois situations avant de déléguer

• Créneau libre : vérifier que la réservation respecte le mode choisi.
• Créneau occupé : vérifier que Jules ne le présente pas comme disponible.
• Agenda indisponible : vérifier que Jules recueille les disponibilités sans annoncer une confirmation.

La disponibilité est vérifiée au moment de l’opération ; conservez votre agenda à jour, notamment si plusieurs personnes y ajoutent des événements. Le regroupement automatique des interventions par secteur et le calcul des trajets ne sont pas proposés dans les réglages actuels.

Pour annoncer clairement le résultat au client, utilisez nos phrases types de confirmation et de pré-réservation.